+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как прошить журнал регистрации входящих документов

Как прошить журнал регистрации входящих документов

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как прошить журнал входящих документов

Документы для органов аудита Документы, предназначенные для проверки в налоговой службе, не сшиваются, поскольку работники налоговой их постоянно сканируют и перегруппировывают.

Есть ли правила сшивания журналов? Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу. Жёстких стандартов не существует, поэтому разобраться в том, как правильно прошить журнал очень сложно, ведь каждый проверяющий орган требует соблюдать свои рекомендации и правила. Готовим документы и журналы к прошиванию Оформляем обложку.

Она может быть стандартных размеров для листов А4 чаще всего , нестандартных из-за формата документации, а также для долгого хранения. Последние обложки производятся из плотного износоустойчивого материала. Составляем комплект листов для журнала. Их не должно быть больше , а папка не должна превышать 4 см в толщину. Обязательно добавляем пустой листок. Нумеруем страницы.

Все номера проставляются карандашом в правом углу страницы, вверху. Цифры не должны попадать на текст. Делаем опись. В ней указывается: организация и название самого документа, дата сшивания и срок хранения журнала, число страниц и документов. Выбираем способ прошивания журнала Прошивать документацию можно несколькими способами — выбор зависит от установленных норм на предприятии и тех приспособлений, которые есть в наличии.

Игла и нитки — это классический вариант, самый доступный и простой. Он подходит для сшивания небольшого количества документов. Необходимо сделать три прокола иглой на расстоянии 3 см друг от друга и таким образом прошить несколько раз все листы. Затем концы нитки завязываются на узел и заклеиваются заверительным листком 4х6 см. После ставится подпись и печать таким образом, чтобы часть была на документе, а часть на наклейке. Шуруповерт и плотная веревка.

Этот вариант больше подойдет для толстых журналов и большого объема бумаг. С помощью шуруповерта сверлятся отверстия, в которые продевается веревка и прошивает все листы. После завязывания концов наклеивается заверительный листок, как в примере, описанном выше. Этот способ более удобный, однако он редко подходит для сшивания журналов, так как запрещается многими контролирующими органами.

Переплетный станок. Способ архивного переплета или брошюровки доступен только в профессиональных типографиях. Он гарантирует качественную и долговечную прошивку журналов любого объема.

Как прошивать документы

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Необходимые материалы для прошивки документов Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении. Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации.

Заведите дела по новой номенклатуре и продолжайте вести переходящие кадровые дела Шаг 2. Для прошивки лучше всего использовать специальную полиамидную прошивную нить, которую можно купить в магазине канцтоваров.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу. Жёстких стандартов не существует, поэтому разобраться в том, как правильно прошить журнал очень сложно, ведь каждый проверяющий орган требует соблюдать свои рекомендации и правила. Оформляем обложку.

Как прошить журналы для кадрового учета

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Необходимые материалы для прошивки документов Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении. Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации.

Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол. После нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью. Чтобы скреплять объемные папки применяют шуруповерт или плотную веревку; В некоторых случаях можно использовать специальное оборудование — станок для прошивки документов или переплетную машинку.

Так сшивают листы чаще всего в типографии. Аппарат для прошивки документов Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации.

Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины.

При креплении на пластик папку можно легко расшить. В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации , целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов более Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами. Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью.

Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов. Нитки для прошивки документов Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.

Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.

Наклейки для прошивки документов Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации.

К оформлению подобных стикеров существует ряд требований: Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм. При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.

Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания. Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку. Схемы прошивки документов Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию. Обязательно нужно: Удалить скобы и скрепки; Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их; Подготовить обложку стандартная — х мм ; Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу; Как прошивать документы в две дырки Чтобы прошить документ в две дырки, воспользуйтесь канцелярским дыроколом и ниткой.

Если дырокола нет и страниц в документе немного, проколоть дырки можно толстой иглой. Сложите листы стопкой и проколите дырки вдоль левого края, отступив от него 1 см. Нить проденьте через оба прокола так, как показано на схеме ниже, чтобы между отверстиями она образовала петлю. Схема прошивки документа в две дырки Скачать схему Концы нитки завяжите узлом, сложите вместе и приклейте к обратной стороне последнего листа документа бумажной пломбой.

Пломба — это кусок белой бумаги прямоугольной формы, размером приблизительно 8х5 см. Укажите количество листов, фамилию, инициалы, распишитесь с указанием даты. Сложите листы стопкой, загните левый угол на обратную сторону. Проделайте с помощью иглы в отогнутом уголке бумаги два отверстия и прошейте документ способом в две дырки.

Не забудьте зафиксировать концы нити бумажной пломбой. Схема прошивки документа на уголок Как прошивать документы в три дырки До того, как прошить документы нитками, сложите листы стопкой и пробейте в ней три отверстия, расположенный по одной прямой, отстоящей от левого края стопки приблизительно на 1 см. Нитку, вдетую в иглу с большим ушком, проденьте в среднее отверстие с тыльной стороны. Действуйте в соответствии со схемой прошивки ниже. Выведенные концы нити свяжите узелком, подровняйте и зафиксируйте при помощи бумажной пломбы.

Схема прошивки документа в три дырки Как прошить документ в четыре дырки Вдоль левого края сложенных в стопку листов документа пробейте четыре отверстия на расстоянии приблизительно 1. При этом способе прошивки нить вденьте с тыльной стороны в третье отверстие и далее действуйте в соответствии со схемой ниже.

Схема прошивки документа в четыре дырки.

Как прошивать журнал учета?

Журнал регистрации входящих и исходящих документов Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу. Жёстких стандартов не существует, поэтому разобраться в том, как правильно прошить журнал очень сложно, ведь каждый проверяющий орган требует соблюдать свои рекомендации и правила.

Оформляем обложку. Она может быть стандартных размеров для листов А4 чаще всего , нестандартных из-за формата документации, а также для долгого хранения. Как прошивать журнал учета? Бизнес 25 января При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации.

Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации. Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один. При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться.

А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше. Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов. В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине Следовательно, законодательство не содержит обязанности прошивать и опечатывать эти журналы.

Наименование журнала кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации входящей корреспонденции 5 лет Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации исходящей корреспонденции 5 лет Однако, учитывая практику, а также во избежание утери каких-либо данных из регистрационного журнала например, путем вырывания листов , по нашему мнению прошивать и опечатывать необходимо все журналы регистрации.

К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов: Для внутренних документов.

Исходящих документов; Входящих документов; Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет. Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Они не имеют официально утвержденной формы. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал.

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения г В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов: Исходящих документов; Входящих документов; Для внутренних документов. Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию.

А можно сделать это в обычной школьной тетради. Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word. Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц. Журнал регистрации входящих документов: для чего он нужен и как заполняется Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время. Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.

Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений. Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции. Другими словами, данный журнал — это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу.

Регистрация документов в вопросах и ответах Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К кадровый или ЛС по личному составу , номер распоряжения принято дополнять литерой Р. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф факс или Э электронная почта можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм журналов.

Регистрация документов строится на следующих основных правилах. При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации.

Ответственность Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости. Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Нумерация Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии.

Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу.

Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело. Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется капроновая нить, которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки? В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер.

И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой. Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку переплету , тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги. После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала между последним листом и задней частью обложки. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции. Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке.

Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов. Полезные советы Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.

Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу. Информация кадровику А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена сургучной печатью либо опломбирована.

Обсудить Редактировать статью При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов.

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места.

О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации. Как правильно сшивать документы Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться.

Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала.

Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

К ним относится соответствующее его оформление, которое не допускает постороннего вторжения в его данные со стороны третьих лиц, а также противодействует противоправным действиям со стороны недобросовестных сотрудников или лиц, которые имеют доступ к документам учёта.

Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем. Допустимо использование литерной нумерации например: 16, 16а, 16б, 17…. Мелкие документы вложить в прозрачный файл. Для систематизации кадрового делопроизводства необходимо прошивать документы, состоящие из двух и более страниц. Качество выполнения прошивки чаще всего проверяется инспекторами. Мы подробно описали как прошить журналы для кадрового учета, это универсальный алгоритм, подходящий для всех подобных случаев Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы Нитку необходимо пропустить через тыльное отверстие с обратной стороны стопы через среднюю дырку, оставив 7 см.

Далее нужно пропустить нить через верхнее отверстие и, вернувшись на тыльную сторону, через нижнее. Как только она вновь окажется сверху стопы, ее нужно снова пропустить через среднее отверстие и вывести на оборот.

Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве например, при передаче бумаг на проверку , так в архивном хранении. Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом.

Ошибки могут вызвать серьезные последствия: Вход на сайт Прошивать надо так, чтобы через все страницы прошли нити, далее все страницы нумеруются обычно снизу, скраю и с внутренней стороны журнала на последней странице — завязывается узелок, наклеивается бумажечка. Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец Когда прошивка окончена, кончики выпускают через среднее отверстие последнего листа.

Для фиксации нить завязывают узлом. При этом следует оставить примерно 5 см концов. Для целостности документов на узел крепится наклейка, подтверждающая, что журнал прошнуровали.

При работе с деловыми документами нередко приходится подшивать листы в единые журналы. Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в нее бланки от замены или утери. Систематизация документов осуществляется по правилам делопроизводства. Они предписывают порядок нумерации листов и их подшивки в журнал.

Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка. В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине канцтоваров.

Входящие и исходящие документы регистрируются и записываются в журналах регистрации. Обязан ли сотрудник, который ответственный за ведение журналов регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов прошивать, пронумеровать, скреплять подписью и печатью директора организации? Нужно ли в журналах регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов нумеровать страницы писать ручкой номер страницы?

Обязан ли работник, совмещающий должность делопроизводителя вести журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, если в должностной инструкции делопроизводителя напечатано: принимает и регистрирует корреспонденцию; оформляет регистрационные журналы или создает банк данных; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива?

Прошивка журнала: когда надо и когда не надо Те, что нужно обязательно вести в бумажном виде и оформлять по строгим правилам. Таких книг всего две, о них я написала только что чуть выше. Те, в которых работники или кадровики расписываются за что-то. Например, работник при приеме ставит подпись о своем ознакомлении с локальными нормативными актами компании. Такие журналы ведутся в бумажном виде, но ни прошивать, ни пломбировать их не надо. Электронные журналы. Это простые учетные формы, в которых никто не расписывается.

Таких большинство. Это полноценные, но полностью электронные документы, и даже после закрытия распечатывать их не надо. Хранятся они тоже как электронные документы. По моим наблюдениям, работники отделов кадров часто бросаются в крайности, когда речь заходит о прошивке журналов регистрации.

То мы прошиваем и пломбируем бумажками все подряд, то не пломбируем ничего вообще. В этой статье поставим все точки над Ё, а заодно разберемся, как осуществляется прошивка журнала учета по личному составу. Нужно всегда знать где, у кого он находится. Увольняющиеся по разным причинам прорабы, мастера, ПТО и д. ИТР любят прихватить его с собой. Восстановить его будет сложно. Если видите что на стройке затишье, народ жалуется на задержки зарплаты — вывозите журнал. По возможности всю исполнительную документацию вывозите.

Иногда при строительстве пишут в черновике журнала не зарегистрированном , а в зарегистрированные журналы пишут в конце строительства или перед проверками надзорных органов. Вообще то это не правильно, но некоторые организации требуют полное отсутствие исправлений в журнале, бывает при ведении 3-го раздела требуют указывать объемы и количество работ как в смете.

При длительном строительстве сложно отследить все виды работ чтобы потом сумма объемов совпала со сметной. Иногда при большом количестве субподрядных организаций выясняется, что например электромонтажная организация, работая целый месяц, всё выполнила — о чем в журнале не сказано ни слова. Пишите все неучтенные сметной документацией работы которые приходится выполнять.

Если договором на СМР предусмотрена оплата дополнительных работ возможно эти записи пригодятся. Согласно п. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

Прошивка журналов, официальных документов и любых деловых бумаг — это ответственное дело, которое не терпит дилетантства и требует особенной аккуратности. Совершить ошибку здесь недопустимо, поскольку она может повлечь за собой серьезные проблемы: повышается риск расформирования документа и подмены страниц. Поэтому очень важно знать, как правильно прошить журнал или любой другой документ, чтобы ни у проверяющих органов, ни у партнеров не возникло никаких вопросов.

Как правильно прошить журнал?

Документы для органов аудита Документы, предназначенные для проверки в налоговой службе, не сшиваются, поскольку работники налоговой их постоянно сканируют и перегруппировывают. Есть ли правила сшивания журналов? Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Нужно ли прошивать журнал входящей корреспонденции. Как вести журнал входящей корреспонденции

.

Журнал регистрации исходящих документов. Регистрация входящих документов: чья это обязанность. Журнал регистрации приказов по личному составу — образец. Как прошить журналы для кадрового учета. Отличный секретарь. Журнал регистрации исходящих документов. Как прошивать журнал учета? Как правильно сшивать документы. Как правильно прошить и пронумеровать журнал образец. Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образ.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Марфа

    Вето президента спасет! И покатаемся еще год! А потом спалим

  2. Вячеслав

    Ресторан да под вопросом !а вот кафешка, если хорошие свежие продукты ,хороший повар,и умеренная цена то там народу, сеть негде!но сейчас народ зажратый вечно надо что то новенкое и поэтому грамотный хозяин как видит что посещаемость падает быстро делает обновление с заменой названия и придумывает новое блюдо для заманивания клиентов !А дальше по старой схеме , Народ, О что то новенькое открылось пойдем попробуем итд

  3. Осип(Иосиф)

    А что перед мусорами надо отчитываться?

  4. Ариадна

    Гос-во оккупант! 917-2018

  5. trowenob

    Житомир это край беспредела мусоров! У меня там бизнесс отжали в 15ом году еще и дел понавозбуждали! пидоры конченные! Надеюсь скоро им всем пиздец наступит! Лично приеду поучавствовать! они все там пидоры!

© 2018-2021 illuminati-order.ru